Die E-Rechnungen kommen – nicht nur in Deutschland, sondern europaweit. Die Voraussetzungen hierfür hat die Bundesregierung 2017 mit der E-Rechnungs-Verordnung geschaffen. Damit wird die europäische Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen umgesetzt. Ist Ihr Unternehmen darauf vorbereitet?
Alle Länder und Kommunen müssen diese Richtlinie bis zum 17. April 2020 umsetzen. Ab dem 27. November 2020 sind alle Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Auch in vielen großen Unternehmen ist die E-Rechnung bereits Standard. Dienstleister und Lieferanten, die dies nicht erfüllen, müssen mit dem Verlust von Aufträgen rechnen.
Definition der E-Rechnung
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Das Format muss die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen. In Deutschland wurde dafür das Datenaustauschformat XRechnung als Standard festgelegt.
PDF- oder Bilddateien oder eingescannte Papierrechnungen ohne strukturierte Daten sind keine elektronischen Rechnungen, können aber für die elektronische Verarbeitung zusätzlich genutzt werden (hybride Verarbeitung).
Mindestangaben der E-Rechnung
E-Rechnungen müssen neben den grundsätzlichen Pflichtangaben weitere Informationen enthalten, damit eine Verarbeitung sicher erfolgen kann. Hierzu gehört eine Auftragskennnummer und die sogenannte Leitweg-Identifikationsnummer, die für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber geschaffen wurde (Format der XRechnung). Die Leitweg-ID ermöglicht die eindeutige Identifikation des Rechnungsempfängers.
Insgesamt sind folgende Angaben verpflichtend:
- Auftragskennnummer (wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)
- Leitweg-Identifikationsnummer (bei öffentlichen Rechnungsempfängern)
- Bankverbindungsdaten
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Lieferantennummer (wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)
Wie stelle ich auf E-Rechnungen um?
Mit der Umstellung auf papierlose Rechnungen benötigen Sie einen elektronischen Rechnungseingang, einen digitalen Rechnungs-Workflow und ein digitales Archiv. Der Verband elektronischer Rechnungen (VeR) empfiehlt das Vorgehen in folgenden Schritten:
- Zunächst ist eine Analyse der IST-Prozesse erforderlich, um zu entscheiden, welche Methoden und Anbieter für Sie sinnvoll sind.
- Anschließend sind Optimierungspotenziale zu untersuchen und SOLL-Prozesse zu definieren. Idealerweise erkennen Sie dabei, wie Sie das Zusammenspiel zwischen Einkauf und Rechnungswesen optimieren können. Nur so können Sie von allen Vorteilen der E-Rechnung profitieren.
- Im dritten Schritt wählen Sie einen Anbieter aus. Dazu ist kein großer Eingriff in die bestehende IT nötig, denn viele Anbieter bieten flexible Möglichkeiten, die einfach in bestehende Systeme integriert werden.
Wichtige Entscheidungsfaktoren
Nicht nur für Unternehmen mit Kunden aus dem öffentlichen Dienst bieten E-Rechnungen viele Vorteile: Sie sparen Kosten durch geringere Kosten für Papier, Druck, Versand und Archivierung. Außerdem sparen Sie Zeit durch die elektronische Vermittlung der Rechnung und die automatische Erfassung aller Daten. Zusätzlich wird der gesamte Prozess sicherer, denn es gibt weniger Erfassungsfehler und alles ist transparenter und dadurch leichter zu kontrollieren.
Weitere Faktoren, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen:
- Was kostet Ihre Rechnungseingangsverarbeitung bisher?
- Wie viel lässt sich durch eine Digitalisierung einsparen?
- Was müssen Sie bei einer Umstellung unbedingt berücksichtigen?
- Wie erkennen Sie geeignete Dienstleister und welcher Dienstleister passt am besten zu Ihrem Unternehmen?
Wir helfen Ihnen, diese Fragen zu beantworten und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Kontaktieren Sie uns unverbindlich unter [email protected].