Klassische Verwaltungsprozesse für Geschäftsreisen geraten bei vielen Unternehmen weiter in den Fokus. Der manuelle Aufwand bindet Manpower und verursacht vermeidbare Kosten. Das kann sich in der heutigen Zeit kein Unternehmen mehr leisten. Die Kunden erwarten kurze Reaktionszeiten und der Wettbewerb versucht, die „Digitalisierungsschlacht“ für sich entscheiden. Wie sieht die Verwaltung von Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen aus? Sind Ihre Prozesse modern und wettbewerbsfähig?
Für wen sind Optimierungen der Geschäftsreiseprozesse geeignet?
Die Optimierungen sind relevant für alle Abteilungen, die an diesen Prozessen beteiligt sind. Meist handelt es sich um Einkauf, Personal, Rechnungswesen und Controlling. Darüber hinaus betrifft dies Buchungsstellen wie Assistenten oder Sekretariate sowie die reisenden Mitarbeiter bis hin zur Chefetage. Zusätzlich müssen externe Dienstleister in diese Prozesse integriert werden, zum Beispiel Reisebüros, Airlines, Autovermieter, Hotels und Kreditkartenunternehmen.
Häufig wissen Unternehmen, dass die Prozesse veraltet und zu teuer sind. Allerdings sind sie so komplex, dass die meisten Unternehmen eine Modernisierung nicht selbst bewältigen können. So wird das überfällige Projekt immer zurückgestellt, unter anderem, weil „sich keiner da ran traut.“
Wie wir bei der Optimierung helfen
Wir unterstützen Sie dabei, moderne Prozesse für die Verwaltung von Geschäftsreisen zu entwickeln und umzusetzen. Neue Maßnahmen bilden ein ganzheitliches Travel Management System ab, das weitgehend – idealerweise zu 100% – digitalisiert abläuft. Dabei reduzieren die Ende-zu-Ende-Prozesse nicht nur die Kosten von manuellen Prozessabläufen, sondern auch den Unmut aller Beteiligten.
Analyse der IST-Prozesse
An erster Stelle steht die systematische Identifikation Ihrer Stärken und Schwächen. Dabei berücksichtigen wir:
- Reiserichtlinien
- Reiseplanung
- Reiseantrag und Genehmigung
- Auszahlung von Vorschüssen
- Buchung von Flügen, Bahn, Hotels, Mietwagen (offline/online)
- Einbindung externer Dienstleister
- Nutzung von Kreditkarten (zentrale/individuelle Abrechnung)
- Erstellung und Prüfung der Reisekostenabrechnung
- Belegerfassung
- Genehmigung der Abrechnung
- Auszahlung des Saldos an den Mitarbeiter bzw. Einbehalt
- Kostentransparenz, Reporting und Controlling
Keine Angst vor der Ermittlung von Prozesskosten!
Wir haben ein einfaches Tool zu Ermittlung der Prozesskosten entwickelt. Zusätzlich nehmen wir eine Plausibilitätsprüfung im Rahmen einer Flowchart-Analyse vor. Diese Vorgehensweise hat sich bereits bei vielen Kunden bewährt.
Mit unseren Konzepten optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen und erhalten einen durchgängigen digitalen Prozess – vom Reiseantrag bis zur Abrechnung:
- Schnittstelle zur Betriebsbuchhaltung mit automatisiertem Datentransfer
- Eliminierung des manuellen Prozessaufwands
- Mengenreduktion der Papierrechnungen
- Nutzung von innovativen Kreditkartensystemen
- Prozessintegration der bevorzugten Buchungswege online/offline
- Digitale Reiseabrechnung und Genehmigung
- Belegerfassung automatisiert
- Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland und Einhaltung der gesetzl. Vorschriften
- Erhöhte Kostentransparenz durch optimiertes Reporting
In einem ersten, unverbindlichen Telefonat klären wir Ihre Erwartungshaltung sowie die Möglichkeiten anhand einer „Quick Check“-Analyse. Hierfür sind in der Regel 30 Minuten ausreichend. Kontaktieren Sie uns noch heute unter [email protected], um einen Termin zu vereinbaren.