30 Milliarden Papierrechnungen werden jährlich in Deutschland versendet. Verschicken Sie Rechnungen noch per Post? Dann entgehen Ihnen enorme Einsparungen von bis zu 75 Prozent! Durch die Umstellung auf E-Rechnungen können im B2B-Bereich bis zu 300 Milliarden Euro eingespart werden.
Das digitalisierte Rechnungswesen ist besonders wichtig für Unternehmen mit Kunden aus dem öffentlichen Sektor. Der öffentliche Sektor darf nur E-Rechnungen akzeptieren und bearbeiten. Zudem nutzen bereits viele große Unternehmen E-Rechnungen als Standard. Dienstleistern und Lieferanten, die dies nicht erfüllen können, droht daher der Verlust von Aufträgen.
1. Was ist eine E-Rechnung?
Auch im Jahr 2019 glauben viele, dass eine Rechnung im PDF-Format eine E-Rechnung ist. Doch elektronische Rechnungen werden definiert als Rechnungen, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass sie automatisch verarbeitet werden können. Vor allem durch die automatische Verarbeitung sind bei jedem Vorgang Einsparungen von durchschnittlich 60 Prozent im Vergleich zur Papierrechnung möglich.
2. Warum sollte ich auf E-Rechnungen umstellen?
Nicht nur aufgrund des hohen Einsparpotenzials, sondern auch durch die fortschreitende Digitalisierung ist die Umstellung für jedes Unternehmen sinnvoll. Das Europäische Parlament hat alle öffentlichen Auftraggeber zu elektronischen Rechnungen verpflichtet. Immer mehr Unternehmen stellen jetzt auf E-Rechnungen um. Je größer ein Unternehmen ist, desto standardisierter sind die Prozesse, sodass Dienstleister und Lieferanten mit Papierrechnungen Mehrkosten verursachen. Wenn Ihr Unternehmen die Umstellung auf digitale Rechnungen versäumt, werden Sie von öffentlichen Stellen und digitalisierten Unternehmen bald keine Aufträge mehr bekommen.
3. Was sind die Vorteile für Rechnungssteller und -empfänger?
Insgesamt sparen Sie als Rechnungssender nach der Umstellung auf E-Rechnungen durchschnittlich 6,60 Euro pro Rechnung, während Sie als Rechnungsempfänger sogar 11,20 Euro sparen. Im Detail sparen Sie vor allem an folgenden Punkten:
Kosteneinsparungen
- Sie haben geringere Kosten für Papier, Druck, Versand und Archivierung.
- Durch die schnellere Bearbeitung kommt es nicht mehr zu Skontoverlust oder Mahngebühren.
- Ihr Personal wird durch die automatisierte Verarbeitung entlastet und kann sich auf Tätigkeiten mit größerer Wertschöpfung konzentrieren.
Zeiteinsparungen
- Sie sparen Zeit, weil alle Daten automatisch erfasst werden.
- Die Übermittlung der Rechnung wird beschleunigt, da es keine Postlaufzeiten gibt.
- Die Bearbeitung und Freigabe der Rechnung laufen durch die Automatisierung schneller ab.
- Es kommt zu weniger zeitaufwendigen Korrekturen durch die geringere Fehlerquote.
- Dadurch wird auch der Zahlungseingang beschleunigt, Sie erhalten schneller Ihr Geld.
- Sie finden abgelegte Rechnungen schneller.
Sicherheit
- Es gibt fast keine Erfassungsfehler mehr durch die automatisierte Erfassung.
- Rechtliche Anforderungen werden automatisierte überprüft.
- Der gesamte Verarbeitungsprozess ist transparenter und leichter zu kontrollieren.
- Rechnungen sind jederzeit auffindbar und können nicht in der Post oder innerhalb der Organisation verloren gehen.
- Sie erkennen schneller sogenanntes Maverick Buying, d.h. den Einkauf außerhalb der bestehenden Beschaffungsprozesse.
4. Wie gelingt die Umstellung auf die E-Rechnung?
Die technischen Hürden für die Umstellung auf elektronische Rechnungen sind klein. Viele Anbieter für E-Formate bieten flexible Systeme an, die einfach in bestehende Systeme integriert werden können. Dadurch ist kein großer Eingriff in die bestehende IT nötig.
Mit der Umstellung auf papierlose Rechnungen benötigen Sie einen elektronischen Rechnungseingang, einen digitalen Rechnungs-Workflow und ein digitales Archiv. Als ersten Schritt sollten Sie eine Analyse durchführen, um zu entscheiden, welche der Methoden und Anbieter für Sie sinnvoll sind. Dies hängt unter anderem von der Anzahl der Rechnungen, Ihrer Organisationsstruktur und von den vorhandenen IT-Systemen ab.
Mit der Digitalisierung des Rechnungswesens geht die Optimierung der vor- und nachgelagerten Prozesse einher. Denn nur durch die Automatisierung sämtlicher Prozesse können Sie von allen Vorteilen der E-Rechnung profitieren.
Insgesamt bedeutet die Digitalisierung des Rechnungswesens einen großen Wettbewerbsvorteil für Sie. Nicht wertschöpfende Tätigkeiten fallen weg und Sie können Ihr Personal effektiver einsetzen. Somit haben Sie monetäre Vorteile durch Einsparungen von bis zu 75 Prozent.
Weitere Informationen zu E-Rechnungen finden Sie in unserem Interview mit Ilona Janssen und Bert Kuypers. Wenn Sie mehr über die Umstellung auf E-Rechnungen und das Einsparpotenzial erfahren möchten, kontaktieren Sie uns unter [email protected].