Output Management - Optimierung der Druckprozesse

Im Output Management können Sie viele Prozesse modernisieren und Ihren Aufwand erheblich verringern. Lesen Sie unsere Empfehlungen und erfahren Sie, wie Sie Ihr Output Management zeitgemäß aufstellen:

1. Modernisieren und vereinheitlichen Sie Ihren Gerätepark

In mittelständischen Unternehmen gibt es meist Output-Geräte von unterschiedlichen Herstellern und Lieferanten. Folglich müssen Sie verschiedene Toner auf Lager haben, unterschiedliche Ansprechpartner kontaktieren und verschiedene Geräte bedienen können. Durch die Umstellung auf einheitliche, moderne Geräte haben Sie weniger Aufwand und sparen Zeit und Geld.

2. Optimieren Sie Ihre Vertragsstrukturen

In diesem Zusammenhang sollten Sie auch Ihre alten Verträge überprüfen. Meist laufen diese nicht einheitlich aus, sodass Sie nur ein geringes Volumen ausschreiben können. Dadurch erhalten Sie schlechtere Konditionen als bei größeren Ausschreibungen. Darüber hinaus ist es einfacher, wenn Sie nur einen Ansprechpartner für alle Geräte haben.

3. Digitalisieren Sie Ihr Output-Management und werden Sie DSGVO-konform

Ein strukturiertes Output Management vernetzt alle Geräte miteinander, sodass sie zentral über einen Server oder via Cloud überwacht werden.

Eine Erweiterung ist das sogenannte Pull Printing. Dabei speichert der Nutzer den Druckauftrag auf einem Server oder in der Cloud. Anschließend geht er zu einem Output-Gerät und verifiziert sich dort; erst dann wird der Auftrag gedruckt.
Vor allem in Hinblick auf den Datenschutz ist dieses Verfahren sinnvoll, da jeder Mitarbeiter nur die für ihn bestimmten Dokumente sieht.

4. Nutzen Sie Managed Print Services im Output Management

Ein digitalisiertes Output-System können Sie zudem mit Managed Print Services verbinden. Dadurch wird Ihre Druckumgebung transparenter und Sie haben mehr Kontrolle. Fehlermeldungen oder niedrige Tonerstände leitet die Software automatisch an Ihren Servicepartner weiter, der sich kurzfristig um einen Techniker oder die Zulieferung von Verbrauchsmaterial kümmert. Das bedeutet viel weniger Aufwand für Sie. Wenn Sie außerdem einen Service-Vertrag abschließen, der Ihr gesamtes Output Management umfasst, bekommen Sie bessere Konditionen und sparen Geld.

5. Arbeiten Sie so weit wie möglich ohne Ausdrucke

Wer weniger druckt, spart Papier, Toner, Strom und die Zeit für den Weg zum Drucker. Wer Textstellen markieren und Kommentare hinzufügen möchte, kann dies mit entsprechender Software auch in digitalen Dokumenten tun. Darüber hinaus sind von der Archivierung bis zum Vertragsmanagement viele Prozesse digital möglich – dazu benötigen Sie keine Ausdrucke mehr.

Kontrollieren Sie anschließend, ob Bedarfs- und Bestandsprofil noch zueinander passen. Überprüfen Sie, ob es genug oder zu viele Drucker gibt, die Leistungsstärke passt und ob sie an den richtigen Stellen stehen. Optimieren und richten Sie diese Faktoren auf das tatsächliche Druckverhalten Ihres Personals aus.

Haben Sie Fragen zu unseren Tipps oder möchten Sie mehr über die einzelnen Maßnahmen erfahren? Dann kontaktieren Sie uns jetzt unter [email protected] oder lesen Sie unsere Fallstudien zum Thema: